5 S's para tus Finanzas

Las 5 S’s es un programa de mejora cuya filosofía es el orden y la limpieza. Fue desarrollado por una empresa del sector automotriz de Japón. En las empresas donde se lleva a cabo este programa se logran reducciones muy importantes en costos pues se optimiza el tiempo que las personas ocupan para realizar su trabajo, se reducen los rechazos por mercancía con baja calidad, etc.

Lo increíble es que este programa se ha migrado también hacia las oficinas. En el campus donde colaboro se llevó a cabo en las áreas de oficina y ¡vieran qué maravilla! Prácticamente se eliminaron los cochineros (sin afán de ofender a los colegas) Pero visitar algunas oficinas se volvió una experiencia grata al no tener pilas de papeles en el escritorio, adornitos, tortas de jamón (esta es broma!), y cuando solicitas cualquier material las cosas simplemente están en su lugar.

A raíz de ahí comenzó a rondar en mi cabeza que esta maravillosa iniciativa no se queda ahí, sirve también para aplicarla en casa y, lo mejor de todo ¡para nuestras finanzas personales! Aquí esta lo que se me ocurre:

5 S’s para tus finanzas:

  • Seiri (整理): Organización. Separar innecesarios: El equivalente es controlar los gastos que realizamos, eliminar el gasto hormiga que no nos sirve y solo boicotea nuestra tranquilidad financiera.
  • Seiton (整頓): Orden. Situar necesarios: ¿Te suena la campanita con la palabra presupuesto?  ¿A dónde llevo mis ingresos de acuerdo a la prioridad de mis gastos?
  • Seisō (清掃): Limpieza. Suprimir suciedad. Bueeeeeno, ¡a reducir deudas! De un jalón o poco a poco pero dejemos de regalar dinero vía intereses y mejor ganemos intereses por nuestro dinero.
  • Seiketsu (清潔): Estandarizar. Señalizar anomalías. Compras de impulso o presupuestos que no contemplan ciertas necesidades. Aquí es momento de mejorar lo que hemos venido haciendo y encontrar las causas por las que fallamos.
  • Shitsuke (): Disciplina. Seguir mejorando. La tranquilidad financiera se convierte en un hábito y los hábitos requieren disciplina. A la larga obtendremos la recompensa de todos nuestros esfuerzos.

Creo que los japoneses son los reyes de la eficiencia y eso es precisamente lo que deseamos en nuestras finanzas “hacer más con menos”. Te invito a hacer la prueba para implementar esta metodología japonesa en tu cartera.

¡Mucho éxito!

Karla Bayly

7 comments for “5 S's para tus Finanzas

  1. agosto 20, 2009 at 11:06 PM

    Karla,

    Wow, excelente aplicación de las 5´s

    Pero está faltando una (ahora son 6 de acuerdo a la filosofía de Toyota), esta última S es la de Seguridad y esa fué la que no siguieron los inversionistas que le dieron su dinero a Maddoff .
    Nada de guardar el dinero en el colchón o entrarle a las famosas tandas, hay que evitar las inversiones riesgosas y los manejos raros del dinero. A veces es mejor pecar de conservador que andar de malabarista.

    Saludos

  2. agosto 21, 2009 at 3:34 PM

    Karla soy un fiasco, desde que empecé a leer el post supe que lo soy, empezando por mi escritorio, lleno de papeles, desde ahí supe que mi 5 S’s no aplican en mi oficina, así que mucho menos en mi casa, tengo que hacerme de hábitos nuevos para lograr un poco de equilibrio en mis finanzas personales.

    Claro cuento con el disciplinado de Her BB en mi hogar y eso es un aliviane, reducir las deudas, es un excelente principio, no tengo muchas así que empezaré por eso antes de limpiar mi escritorio. No tengo tortas de jamón, ni adornos, voy de gane.

    Saludos

  3. agosto 21, 2009 at 4:41 PM

    Makahui, gracias por la sexta “S”, creo que la seguridad no solo aplica para el dinero abajo del colchón sino también es excelente pretexto para asegurar nuestro patrimonio ¿qué te parece? 🙂 Saludos!

    Menos, me agrada la idea de la ausencia de la torta de jamón en tu escritorio y me parece fantástico que hayas puesto manos a la obra. Te cuento que después de escribir el post también tuve remordimiento de conciciencia y corrí a poner mi closét en orden porque encontrar alguna prenda comenzaba a convertirse en aventura. Hoy respiré cuando lo vi nuevamente en orden (esperemos que dure un rato :-)) Abrazos, muchos.

  4. Mónica
    agosto 24, 2009 at 9:37 AM

    Hola Karla!, muy interesnte, mi papá trabajaba en la cervecería Corona y llegaba platicando de sus famosas 5 S’s y de lo mucho que habían servido en su departamento (almacén), tanto era su entusiasmo que mi mamá un día le dijo: “¿pues si son tan buenas por qué no aplicas tus 5 S’s en tu clóset?”, jejeje, creo que le dio en el clavo, es una filosofía que puede aplicarse a muchos aspectos de la vida.

    Yo tengo una pregunta respecto a los innecesarios y los necesarios en cuanto a recibos y comprobantes de pagos, ¿cuánto tiempo debo guardar los comprobantes de compras, bauchers (¿se escribe así), estados de cuenta de tarjetas de débito y crédito, estado de cuenta de afores, recibos de predial, agua, luz, estado de cuenta de hipoteca, en fin todos esos papeles financieros de los que nos llenamos?

    ¿Qué es realmente necesario guardar de todo eso y por cuanto tiempo?

  5. admin
    agosto 24, 2009 at 12:22 PM

    Hola Mónica! Yo tiro los vouchers de la tarjeta una vez que llega mi estado de cuenta y que comprobé que el cargo es correcto (algunos se niegan a morir y sobreviven escondidos en mi cartera un poco más de tiempo, pero finalmente encuentran su camino a la basura). La excepción es cuando están engrapado a alguna factura de algo que puede requerir garantía, en ese caso la factura, la garantía y el vocher van para el archivero.

    Los estados de cuenta de tarjetas son en teoría “basura” después de 90 días hábiles de su emisión el cual es el tiempo que tenermos para inconformarnos por algún cargo. Yo los guardo un año entero.

    Los de la Afore sí los guardo religiosamente. La verdad es que en mi caso la aportación “es de risa” porque solo aporto cuando doy clase (8 meses al año) y es muy poquito. Pero por aquello de las dudas y como solo llegan dos veces al año, no veo razón para tirarlos.

    Los recibos de servicios tienen una vida útil de 5 años pues muchos de ellos son usados para deducir impuestos y hacienda nos obliga a guardar la documentación fiscal por este mismo periódo de tiempo.

    Por cierto ¿aplicó tu papá las 5 S’s en su closet :-)? Saludos!

  6. Mónica
    agosto 24, 2009 at 1:18 PM

    Ah! pero claro!!, mi mamá lo puso a vaciar todo el clóset y eso hizo feliz a varios caballeros que se vieron beneficiados por la ropa que ya no le quedaba o no usaba desde hace mucho tiempo, zapatos, papeles, fotos mal tomadas, en fin!!, mi mamá recuperó su clóset ya puede guardar su ropa ahí también y no en otro cuarto, jejeje.

    La señora que nos ayuda en la casa, estandarizó muchas cosas con la ropa de mi papá, se la acomoda por colores y por temporadas y hasta lo regaña cuando el la mueve de lugar!, las 5 S’s pegaron con tubo!

    Gracias por los datos de los recibos, tengo muchos y no sabía si era necesario guardarlos. Me voy a deshacer de mucha basura!

  7. Ricardo
    junio 24, 2011 at 10:26 AM

    Hola a todos,
    No he leido la totalidad de los posts y posiblemente esto ya se ha tratado en algun otro pero quiero compartir una forma sencilla de mantener nuestras finanzas bajo control.

    Paso 1. Determinar el monto total de nuestros ingresos. Incluir sueldos, otros ingresos fijos y comisiones. En caso de incluir comisiones hay que considerar el monto del peor caso.

    Paso 2. Identificar cuales son los gastos que son completamente necesarios. Ejemplo: Renta casa, mensualidad de un auto, servicios (unicamente electricidad, agua y gas), seguros, etc. Estos deben ser considerados como gastos fijos y una vez identificados es necesario saber el monto que representan como total. Pagos fijos mensuales = ________

    Paso 3. Registrar en una hoja de calculo de Excel durante un mes todos los gastos que se hacen y que no estan incluidos en el paso 2. Llamaremos a estos los gastos variables que se pueden clasificar en: compras en tiendas de conveniencia, visitas al cine, bares, restaurantes, etc. Pagos variables = ________ Recomendacion: Pedir ticket o factura en todas las compras, aun las que sean de bajo monto.

    Paso 4. Calcular el monto disponible para gastos variables. Esto se obtiene de la siguiente forma: Ingresos totales – pagos fijos = __________
    Paso 5. Al final del primer mes de registrar gastos variables vamos a definir cuales son las categorias que existen en estos gastos variables. Es recomendable definir la menor cantidad de categorias posibles para no perder el enfoque y tambien englobar gastos en una sola categoria afin. Ejempo: En la categoria de entretenimiento podemos colocar gastos por conciertos, cines, bares, pago por evento, etc.

    Paso 6. En este paso se debe establecer un limite mensual para cada una de las categorias y la suma de todas las categorias no debe ser mayor al resultado calculado del Paso 4.
    Además, para alcanzar nuestras metas y mantener el entusiasmo los limites de cada categoria deben ir disminuyendo gradualmente. Ejemplo: Si en el mes de Abril gastamos 3000 pesos en comidas en restaurantes vamos a poner el limite de gastar 2500 en Mayo y 2000 en Junio y asi sucesivamente hasta eliminar el gasto o minimizarlo de acuerdo a la capacidad de pago.

    Paso 7. Seguimiento. Partiendo de la idea de que los gastos fijos no podemos eliminarlos, vamos a enfocarnos solamente en los gastos variables.
    Sera necesario tomar de 5 a 10 minutos diarios para capturar los gastos del dia e identificar si ya llegamos al limite preestablecido para cada categoria. Lo mas importante en este paso es tener la disciplina para no gastar mas en cierta categoria si ya llegamos al limite mensual. Tampoco se vale tomar presupuesto disponible de una categoria “X” para gastarlo en una categoria “Y”.

    TIP: Incluir graficas en la hoja de calculo de Excel permitira tener una apreciacion mas clara de la situacion. Ademas ayuda con la motivacion personal al observar los resultados comparados al mes anterior.

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